L’introduzione da parte di Microsoft della funzionalità in Microsoft Teams che indica se un dipendente si trova fisicamente in ufficio o lavora da remoto ha sollevato un acceso dibattito, soprattutto per le implicazioni legate alla privacy e al rispetto della normativa europea e nazionale in materia di protezione dei dati personali.
1. La nuova funzione di “Presenza in ufficio”
Secondo gli aggiornamenti di Microsoft, Teams sarà in grado di segnalare lo “stato di presenza fisica” del dipendente, cioè se è in sede o meno. Tale informazione viene generata in base al calendario Outlook o a dati interni all’organizzazione. Si tratta, a tutti gli effetti, di un’informazione potenzialmente sensibile, legata alla modalità di esecuzione della prestazione lavorativa.
2. I profili giuridici
Dal punto di vista legale, questa nuova funzione chiama in causa:
Regolamento UE 2016/679 (GDPR): la geolocalizzazione o il tracciamento della presenza in sede può costituire trattamento di dati personali. Il principio di minimizzazione (art. 5 GDPR) impone che vengano trattati solo i dati necessari allo scopo.
– Art. 4 dello Statuto dei Lavoratori (L. 300/1970): vieta l’uso di strumenti di controllo a distanza dell’attività lavorativa, salvo accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro.
– Diritto alla riservatezza: il luogo dal quale si svolge il lavoro da remoto può includere dati di natura privata che il lavoratore ha diritto a non condividere.
3. Aspetti critici
– Consenso o obbligo? La funzione potrebbe diventare automatica, senza il consenso espresso del lavoratore.
– Finalità del trattamento: i datori di lavoro dovranno chiarire se i dati sono usati per fini organizzativi o per fini disciplinari.
– Informativa e DPIA: è obbligatorio informare i lavoratori e, in caso di rischio elevato per i diritti e le libertà degli interessati, svolgere una valutazione d’impatto (DPIA).
4. I precedenti
In Europa ci sono già state aziende sanzionate per pratiche di monitoraggio troppo invasive.
Vale la pena ricordare nel 2024 quando in Francia la società Amazon è stata multata per 34 milioni di euro per l’utilizzo di sistemi di sorveglianza dei ritmi di lavoro ritenuti eccessivi dalle autorità.
Già in precedenza in Germania la società H&M aveva ricevuto una multa da 35 milioni di euro per aver archiviato informazioni personali dei dipendenti, compresi aspetti della vita privata.
5. Conclusione
La funzione dovrebbe entrare in vigore nel 2026 su Windows e MacOS e potrebbe rappresentare un utile strumento gestionale ma solo se implementata nel pieno rispetto del GDPR e dello Statuto dei Lavoratori. È necessario che il datore di lavoro assicuri trasparenza, proporzionalità e correttezza nel trattamento, evitando derive di controllo eccessivo e violazioni della riservatezza.
Il tema resta aperto e merita una riflessione approfondita anche da parte delle autorità garanti nazionali e dei sindacati.
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